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Die Geschichte der Erasmus Outgoing Service Seite

Im Jahr 2002 wurde aufgrund der neuen Rechtsgrundlagen in der Abwicklung der EU-Programme (Haushaltsordnung der Europäischen Kommission) in der Sokrates Nationalagentur Österreich eine Backofficelösung für die Abwicklung der Erasmus Studierendenmobilitäten entwickelt. Erstmals konnte das dezentrale Zuschussmanagement der
» Erasmus Referate des ÖAD in den Bundesländern in Echtzeit zusammengeführt werden. Die Ausschöpfung der verfügbaren Mittel konnte erhöht werden und gleichzeitig die Ablehnungsrate für Zuschüsse praktisch auf "0" reduziert werden. Gleichzeitig konnte mit dem vorhandenen Personalstand eine Steigerung der Outgoings um 33% abgewickelt werden.

Mit dem Erasmus-Studienjahr 2002/2003 wurde im Mai 2003 die gesamte Administration der Zuschussverwaltung auf das neue System umgestellt und konnte reibungslos in einem Monat (zwischen den normalen Monatsauszahlungsterminen) auf die neue Datenbank transferiert werden. Parallel dazu wurden ab Mai 2003 auch die Nominierungen durch die Österreichischen Hochschulen für das Studienjahr 2004/2005 auf das neue e-Governmentsystem umgestellt und somit auch das Frontoffice für Universitäten, Fachhochschulen, Akademien und Privatinsititutionen, welche an Erasmus teilnahmeberechtigt sind, aber auch für die Studierenden eröffnet.

In einer Testphase wurden Studierende des Studienjahres 2003/2004, welche ihren Aufenthalt ab August 2004 beendeten, eingeladen, die Studierendenberichte Online abzugeben - seit dem Studienjahr 2004/2005 ist es verpflichtend, die Berichte in der e-Governmentlösung abzugeben. Seit dem Studienjahr 2004/2005 hat Österreich nun das europaweit führende elektronische Abwicklungssystem für Studierendenzuschüsse in Betrieb, welches den gesamten Ablauf inklusive der Unterzeichnung der Zuschussvereinbarung über die elektronische Verwaltungssignatur Online ermöglicht. Lediglich die Bestätigung der Gasthochschule über den Aufenthalt sowie die ECTS-Dokumente (Transcript of records) sind noch in Papierform vorzulegen.

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